Politica de Confidențialitate

1. Introducere

Prezenta Politică de Confidențialitate și Cookies explică modul în care Universal Careers Agency SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul incom.ro, plasează comenzi sau contactează societatea.

În continuare, Universal Careers Agency SRL este denumită „Operatorul”.

Datele Operatorului:

Universal Careers Agency SRL
Sediu social: Str. Avionului 26 Et. 1 Ap. BIR. B Cod 014336
CUI:   50810623
Nr. Registrul Comerțului: J2024037274005
E-mail: incomshop13@gmail.com

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), legislația română aplicabilă și normele privind comunicațiile electronice și cookie-urile.

Prezenta politică se aplică persoanelor care utilizează website-ul, inclusiv clienților, potențialilor clienți și persoanelor care contactează Operatorul.

2. Ce sunt datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal reprezintă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

În funcție de interacțiunea cu website-ul, putem prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de livrare;
• adresă de e-mail;
• informații despre produsele comandate;
• informații privind comenzile și istoricul acestora;
• informații furnizate în cadrul reclamațiilor sau solicitărilor;
• informații privind comunicările cu serviciul de suport;
• adresă IP;
• identificatori online;
• date privind dispozitivul și browserul;
• informații privind utilizarea website-ului;
• date provenite din cookie-uri și tehnologii similare.

Operatorul nu solicită în mod obișnuit date sensibile, iar utilizatorii sunt rugați să nu transmită prin formularul de comandă sau prin e-mail informații care nu sunt necesare soluționării solicitării.

3. Cum colectăm datele?

Datele pot fi colectate:

1. direct de la persoana vizată, atunci când aceasta completează formularul de comandă;
2. atunci când persoana ne contactează prin e-mail sau telefon;
3. atunci când este plasată sau procesată o comandă;
4. automat, prin intermediul serverelor, browserului și cookie-urilor;
5. de la partenerii implicați în procesarea și livrarea comenzilor, în măsura permisă de lege.

4. Scopurile prelucrării

Datele personale pot fi prelucrate pentru:

• preluarea și procesarea comenzilor;
• confirmarea comenzilor;
• contactarea telefonică a clientului în legătură cu comanda;
• pregătirea și expedierea produselor;
• livrarea produselor;
• comunicarea cu firmele de curierat;
• gestionarea retururilor;
• soluționarea reclamațiilor;
• acordarea garanțiilor și soluționarea situațiilor de neconformitate;
• transmiterea de răspunsuri la solicitările clienților;
• emiterea documentelor financiar-contabile;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• prevenirea și detectarea fraudelor;
• securitatea website-ului și a sistemelor informatice;
• apărarea și exercitarea drepturilor Operatorului;
• analiza și îmbunătățirea funcționării website-ului;
• statistici privind utilizarea website-ului, atunci când utilizatorul și-a exprimat consimțământul, dacă acesta este necesar;
• marketing și publicitate personalizată, numai în condițiile legii și, după caz, în baza consimțământului.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de scop, prelucrarea se poate baza pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

a) Executarea contractului

Datele sunt necesare pentru procesarea și executarea comenzii, inclusiv confirmarea telefonică, pregătirea coletului și livrarea acestuia.

b) Îndeplinirea unei obligații legale

Datele pot fi prelucrate pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile, de protecție a consumatorilor sau a altor obligații legale.

c) Interese legitime

Datele pot fi prelucrate atunci când este necesar pentru interesele legitime ale Operatorului sau ale unei terțe părți, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanei vizate.

Exemplele pot include securitatea website-ului, prevenirea fraudelor, apărarea împotriva unor pretenții și îmbunătățirea serviciilor.

d) Consimțământ

Atunci când legea impune consimțământul, acesta va fi solicitat înaintea prelucrării respective.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

6. Comenzile și confirmarea telefonică

În cazul comenzilor plasate prin formular, datele furnizate sunt utilizate pentru procesarea comenzii.

Operatorul poate contacta telefonic Clientul pentru confirmarea comenzii, verificarea datelor de livrare sau clarificarea unor aspecte privind comanda.

Numărul de telefon este utilizat în acest context în măsura necesară procesării comenzii și executării contractului sau pentru realizarea demersurilor necesare înaintea încheierii acestuia.

7. Cui putem transmite datele?

Pentru desfășurarea activității, datele pot fi transmise către anumite categorii de destinatari, în măsura în care acest lucru este necesar și legal:

• furnizori de servicii de depozitare și logistică;
• centre de împachetare și fulfillment;
• firme de curierat și transport;
• furnizori de servicii IT;
• furnizori de hosting și infrastructură;
• furnizori de servicii de e-mail;
• furnizori de servicii de contabilitate;
• furnizori de servicii juridice;
• furnizori de servicii de plată, dacă este cazul;
• autorități publice, atunci când există o obligație legală;
• alte persoane împuternicite care prelucrează date în numele Operatorului.

Partenerii care prelucrează date în numele Operatorului vor avea acces numai la datele necesare pentru furnizarea serviciilor respective și vor avea obligații de confidențialitate și securitate conform legislației aplicabile.

8. Transferuri internaționale de date

În funcție de serviciile tehnice utilizate pe website, anumite date pot fi prelucrate de furnizori aflați în afara Spațiului Economic European.

În cazul în care are loc un transfer către o țară terță, Operatorul va utiliza unul dintre mecanismele prevăzute de GDPR, precum o decizie de adecvare sau garanții adecvate, atunci când acestea sunt necesare.

Lista furnizorilor efectiv utilizați și mecanismele concrete de transfer trebuie menținute actualizate în funcție de serviciile implementate efectiv pe website.

9. Cât timp păstrăm datele?

Datele personale nu sunt păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care legea impune o perioadă mai lungă.

În general:

• datele aferente comenzilor sunt păstrate pe perioada necesară executării contractului și ulterior conform obligațiilor legale;
• datele financiar-contabile sunt păstrate pe perioadele impuse de legislația fiscală și contabilă;
• corespondența privind reclamațiile poate fi păstrată atât cât este necesar pentru soluționarea acestora și apărarea drepturilor Operatorului;
• datele prelucrate pe baza consimțământului sunt păstrate conform scopului pentru care a fost acordat consimțământul și până la retragerea acestuia, dacă nu există un alt temei legal;
• cookie-urile sunt păstrate pentru perioada indicată în instrumentul de gestionare a cookie-urilor sau în funcție de tipul cookie-ului.

Perioadele concrete pot varia în funcție de natura datelor și de obligațiile legale aplicabile.

10. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

Dreptul de acces

Aveți dreptul de a solicita confirmarea faptului că datele dumneavoastră sunt prelucrate și, în caz afirmativ, acces la acestea și la informațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergere

În anumite situații, puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal.

Acest drept nu este absolut și poate exista obligația legală de păstrare a anumitor date.

Dreptul la restricționarea prelucrării

În situațiile prevăzute de GDPR, puteți solicita restricționarea prelucrării datelor.

Dreptul la portabilitatea datelor

În condițiile legii, puteți primi datele furnizate Operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune anumitor prelucrări, în special celor efectuate în baza interesului legitim și celor aferente marketingului direct, în condițiile prevăzute de GDPR.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

11. Cum puteți exercita drepturile?

Solicitările privind datele personale pot fi transmise la:

incomshop13@gmail.com

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea solicitantului și a situației la care se referă.

În situațiile în care este necesar pentru protejarea datelor, Operatorul poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului.

Operatorul va răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de GDPR.

12. Dreptul de a depune plângere

Dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

În România, autoritatea competentă este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website:

ANSPDCP – Autoritatea pentru Protecția Datelor

Dreptul de a depune plângere nu afectează alte drepturi sau căi de atac disponibile conform legii.

13. Securitatea datelor

Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva pierderii, distrugerii, modificării, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat.

Măsurile de securitate pot include, în funcție de sistemele utilizate:

• controlul accesului;
• parole și autentificare;
• limitarea accesului angajaților și colaboratorilor;
• măsuri de securitate ale infrastructurii IT;
• backup-uri;
• monitorizarea incidentelor;
• măsuri de securitate furnizate de partenerii tehnici.

Niciun sistem electronic nu poate garanta securitate absolută, însă Operatorul va depune eforturi rezonabile pentru protejarea datelor.

14. Cookie-uri – informații generale

Website-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare.

Un cookie este un fișier de mici dimensiuni stocat pe dispozitivul utilizatorului și utilizat pentru funcționarea website-ului, memorarea anumitor preferințe, realizarea de statistici sau, după caz, furnizarea de publicitate relevantă.

Cookie-urile pot fi:

• cookie-uri strict necesare;
• cookie-uri de preferințe;
• cookie-uri statistice/analitice;
• cookie-uri de marketing/publicitate.

15. Cookie-uri strict necesare

Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea tehnică a website-ului și pentru furnizarea unor funcționalități solicitate de utilizator.

Aceste cookie-uri pot fi utilizate, de exemplu, pentru:

• funcționarea formularului de comandă;
• securitate;
• menținerea sesiunii;
• memorarea opțiunilor tehnice necesare;
• prevenirea utilizării abuzive a website-ului.

Acestea pot fi utilizate fără consimțământ atunci când sunt strict necesare pentru furnizarea serviciului solicitat sau pentru funcționarea tehnică a website-ului, în condițiile legii.

16. Cookie-uri statistice și analitice

Cookie-urile statistice pot fi utilizate pentru a înțelege modul în care utilizatorii folosesc website-ul, de exemplu:

• numărul de vizitatori;
• paginile vizitate;
• sursele de trafic;
• interacțiunile cu website-ul;
• performanța anumitor pagini.

Cookie-urile statistice care nu sunt strict necesare vor fi activate numai după obținerea consimțământului, atunci când acesta este impus de legislație.

17. Cookie-uri de marketing

Cookie-urile de marketing pot fi utilizate pentru măsurarea campaniilor publicitare, personalizarea reclamelor sau afișarea unor reclame relevante.

Aceste cookie-uri și tehnologii similare care nu sunt strict necesare nu vor fi instalate înaintea obținerii consimțământului valabil al utilizatorului, atunci când legea impune acest consimțământ.

18. Gestionarea consimțământului pentru cookie-uri

La prima accesare a website-ului, utilizatorului îi poate fi afișat un mecanism de gestionare a cookie-urilor.

Acesta trebuie să permită, în funcție de configurația efectivă a website-ului:

• acceptarea cookie-urilor opționale;
• refuzarea cookie-urilor opționale;
• configurarea pe categorii;
• modificarea ulterioară a opțiunilor.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare nu trebuie instalate înainte de exprimarea consimțământului valabil.

Operatorul va păstra, după caz, informațiile necesare privind consimțământul exprimat, inclusiv opțiunile utilizatorului.

ANSPDCP a sancționat în mod repetat în 2025–2026 instalarea cookie-urilor nenecesare înaintea obținerii consimțământului, inclusiv în cazul magazinelor online. DData Protection Romania+2

19. Retragerea consimțământului pentru cookie-uri

Utilizatorul poate retrage sau modifica consimțământul pentru cookie-urile opționale prin mecanismul de gestionare a preferințelor disponibil pe website.

Retragerea consimțământului trebuie să fie la fel de ușoară ca acordarea acestuia.

De asemenea, utilizatorul poate șterge cookie-urile prin intermediul setărilor browserului, însă acest lucru poate afecta funcționarea anumitor funcționalități ale website-ului.

20. Tabelul cookie-urilor

Lista de mai jos trebuie adaptată la cookie-urile instalate efectiv pe website. Operatorul nu va declara cookie-uri ca fiind utilizate dacă acestea nu sunt efectiv implementate.

Important: înainte de publicarea acestei politici, tabelul trebuie completat cu denumirea exactă a cookie-urilor și furnizorilor utilizați efectiv de website.

21. Instrumente terțe

Website-ul poate utiliza servicii furnizate de terți, precum servicii de analiză, publicitate, hosting, securitate, comunicare sau alte servicii tehnice.

În cazul în care aceste servicii utilizează cookie-uri sau tehnologii similare care nu sunt strict necesare, acestea vor fi activate în conformitate cu cerințele legale aplicabile și, după caz, numai după obținerea consimțământului.

Lista serviciilor terțe trebuie menținută actualizată în funcție de instrumentele instalate efectiv pe website.

22. Marketing și comunicări comerciale

Datele de contact pot fi utilizate pentru comunicări comerciale numai în condițiile legislației aplicabile.

Atunci când este necesar consimțământul pentru transmiterea comunicărilor comerciale, acestea vor fi transmise numai după obținerea unui consimțământ valabil.

Persoana vizată se poate opune în orice moment comunicărilor de marketing direct, iar în cazul marketingului prin e-mail poate utiliza mecanismul de dezabonare pus la dispoziție.

23. Profilare și decizii automatizate

Operatorul nu intenționează să ia decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice sau efecte semnificative similare asupra persoanelor, cu excepția situațiilor în care acest lucru ar fi permis de legislația aplicabilă și ar fi comunicat persoanei vizate în mod corespunzător.

Dacă în viitor vor fi implementate astfel de procese, politica va fi actualizată conform cerințelor GDPR.

24. Datele minorilor

Website-ul nu este destinat în mod special copiilor.

În cazul în care o persoană minoră furnizează date personale fără îndeplinirea condițiilor legale aplicabile, părintele sau reprezentantul legal poate contacta Operatorul la incomshop13@gmail.com.

25. Linkuri către website-uri externe

Website-ul poate conține linkuri către website-uri sau servicii operate de terți.

Operatorul nu este responsabil pentru practicile de confidențialitate ale acestor terți.

Utilizatorii sunt încurajați să consulte politicile de confidențialitate ale website-urilor externe pe care le accesează.

26. Modificarea Politicii de Confidențialitate

Operatorul poate actualiza această Politică de Confidențialitate și Cookies atunci când este necesar, inclusiv ca urmare a modificărilor legislative, a modificării serviciilor utilizate sau a funcționalităților website-ului.

Versiunea actuală va fi publicată pe website și va indica data ultimei actualizări.

27. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări privind protecția datelor personale sau cookie-urile, ne puteți contacta la:

Universal Careers Agency SRL

Sediu social: Str. Avionului 26 Et. 1 Ap. BIR. B Cod 014336
CUI:   50810623
Nr. Registrul Comerțului: J2024037274005
E-mail: incomshop13@gmail.com